Urval för upphandlingen



Ett vanligt urval är två till fyra konsultföretag. I det fall du kommer fram till att en större grupp företag är kvalificerade kan du genom en skriftlig uppgift göra ett urval för att begränsa antalet företag som går vidare till presentation. Ett sätt att genomföra en sådan första urvalsomgång är att skriva en upphandlingsförfrågan där du ber företagen presentera sig samtidigt som du ställer ett antal frågor om hur de ser på olika problemställningar. Svaren kan ge en antydan om vilken inriktning företagen och i vilken grad de har den kompetens du efterfrågar.

När du bestämt dig för vilka du vill välja mellan, bör du bestämma vilka faktorer det ska vara som avgör ditt val och därmed hur omfattande arbete du vill att PR-konsultföretagen ska göra inför sina presentationer. Handlar det om betydligt mer än att enbart presentera konsultföretaget, till exempel att genom egen research och analys arbeta fram konkreta strategier och förslag, bör uppdraget ha viss volym. Det är inte heller ovanligt att arvodera arbetet, mellan 20.000 och 50.000 kronor per konsultföretag är brukligt. (De förslag du betalat för kan du använda hela eller delar av, oavsett vilket företag du väljer. Inom PR-konsultbranschen anses det dock vara dålig kundetik att använda icke-arvoderade och ratade förslag, förutsatt att förslagen har verkshöjd).

Du bör i detta läge reda ut hur du ser på konkurrerande uppdrag. PR-konsultbranschen har i sina branschnormer sagt att det i grunden inte är ett problem att ha två uppdrag som i viss mån konkurrerar. Tvärtom är det bra för kompetensen på företaget att man har flera kunder inom ett och samma område. Det finns i regel rutiner inom konsultföretagen för att se till att sekretessbelagd information inte hamnar i fel händer och det finns en mycket stor medvetenhet om att det vore en förtroendekatastrof om så skedde. Men olika konsultföretag är fria att ha egna policys i denna fråga och det är därför inte fel att fråga de företag du kontaktar hur de ser på saken.

Skriv en upphandlingsförfrågan
För att PR-konsultföretaget ska kunna göra en presentation som ger dig svar på dina frågor, bör du skriva en upphandlingsförfrågan, det som internationellt kallas en brief.

En förfrågan bör minst innehålla:
• Grundläggande fakta om din egen organisation
• Hur ni arbetat och vill arbeta med kommunikation och hur du vill arbeta med konsulter
• En beskrivning av omvärlden och konkurrenssituationen
• Din uppfattning om er profil och image
• Hur du själv ser på era utmaningar
• Mål med konsulternas arbete
• Vilken typ av tjänster och kompetens du efterfrågar och vad du vill att konsultföretaget visar upp i form av metoder, erfarenhet och personer.
• Uppdragets omfattning, vilka resurser du efterfrågar och en fingervisning om budget
• Villkoren för presentationen, det vill säga tid till förfogande och vilka från din organisation som deltar
• Utvärderingskriterierna ska vara med
• Hur upphandlingsprocessen är organiserad bör nämnas, eftersom det då är mycket lättare att veta när upphandlingen är över och arbetet börjar vilket i sin tur kan förskona det nya samarbetet från onödiga missförstånd.

Tänk på att du i detta läge inte ska förse konsultföretagen med alltför konfidentiella uppgifter. De ska få så mycket så att de kan sätta ihop en initierad presentation, men inte så mycket att det innebär ett problem för dig om de företag som du inte väljer, i ett senare skede arbetar för en konkurrent till dig. Skriv gärna ett sekretessavtal med de konsultföretag som deltar i upphandlingen.

Organisera presentationer
Enklast är om presentationen sker hos dig. Då kan du låta samtliga konsulter passera revy under till exempel en dag. Dina möjligheter att jämföra ökar, dock till priset av viss utmattning. Mer än fyra presentationer på en dag är inte att rekommendera. Handlar det om mer än generiska företagspresentationer, det vill säga att konsulterna ska presentera skräddarsydda tankar, då är mer än två presentationer inte att rekommendera.

Om presentationerna är hos dig, stäm av med konsulterna om vilken teknisk utrustning som finns eller som de behöver. De som ska fatta beslut bör vara med, men konsulterna föredrar om skaran de presenterar för är initierad.

Det finns ett värde i att vara hos konsultföretaget eftersom du då kan bilda dig en uppfattning om vilken typ av företag det är. Adress, möblering, stämning och liknande säger en hel del.

Be eventuellt om förtydliganden
Efter det att du träffat alla konsultföretagen, kan det vara så att du och dina kollegor upptäckt nya frågor som skulle kunna skilja konsulterna åt. Tveka då inte att via telefon eller e-post be om förtydliganden. Var dock öppen med hur processen ligger till tidsmässigt så att inte konsultföretagen misströstar om dina möjligheter att komma till beslut.

Det är inte ovanligt att köpare av större uppdrag tar de två företag som klarade sig bäst och låter dem göra ytterligare en presentation, alternativt lösa en skriftlig uppgift. Om du från början planerar detta, låt det då stå i briefen.

Skriv ett avtal
När du bestämt dig, meddela så fort som möjligt det företag du valt samt de du inte valt. Det är en mycket uppskattad artighet eftersom företagen troligen bundit upp resurser för din skull.

Skriv ett avtal. Under upphandlingsprocessen bör du ha stämt av med konsulterna hur deras respektive dina egna uppdragsvilkor ser ut. Det primära för PR-konsulter är att det i avtalet framgår hur man arvoderas, att arvoden och kostnader som tas för kunds räkning skiljs åt samt att det finns en rimlig uppsägningstid (en månad är minimum, mer än sex är ovanligt).

De vanligaste sätten att arvodera PR-konsulter är:
Per timme, löpande räkning: det är inte ovanligt när det är mycket svårt att bedöma vilken omfattning arbetet kommer att ha. Det kan handla om att delta i en pågående process. Du kan bestämma att konsultföretaget informerar dig då de närmar sig eller passerar vissa arvodesnivåer. Vanligt är att timarvodering efter en tid övergår till något annat.

Per projekt: Ett fast pris per projekt är inte ovanligt, exempelvis för en analys, en lansering eller en debattartikel.

Retainer fee: Det innebär att du (vanligen inför varje månad) betalar ett överens-kommet belopp för vissa tjänster, och inte minst tillgång till konsulters tid och deras kunskap. Fördelen är att du får garanterad tillgänglighet och kostnads-kontroll. En annan fördel är att ett retainer fee-arrangemang lättare än andra kan leda till att en nära relation mellan uppdragsgivare och konsultföretag utvecklas. Det är vanligt att man stämmer av en retainer fee halvårsvis. Mer arbete än arvode en månad kvittas mot mindre arbete nästa. Men skulle arvoden i förhållande till levererad insats misstämma på ett systematiskt sätt, förhandlas avtalet om.

Kombinationer: Det är mycket vanlig att kombinera en retainer fee, som täcker grundläggande tjänster, med timmar eller projektarvoden för specificerade åtgärder. Grundläggande tjänster kan innebära att en eller en grupp av konsulter är uppdaterade, initierade, tillgängliga och ägnar tid åt rådgivning samt med att komma med förslag på åtgärder. Löpande möten och uppdateringar av strategi- och plandokument ingår vanligen i grundläggande tjänster.

Sätt igång arbetet
Det är viktigt att det tydligt framgår när konsulternas försäljning är slut. I PR-konsultbranschen anses det vara från det att företaget fick beskedet att de fått uppdraget. Det finns ingen tradition, som i till exempel reklambranschen, att de första mötena och inläsning är icke-arvoderad tid. PR-konsultföretag är i regel rena tjänsteföretag och har mycket små möjligheter att ta igen förlorad tid genom till exempel ateljétjänster eller olika pålägg. Att inte arvodera från start är detsamma som att sända en signal till konsultföretaget att de måste försöka tjäna pengar på annat än sin tid.

Se till så att den talang du blivit lovad under upphandlingsprocessen också finns med i uppdraget. Du kan inte alltid räkna med att ledningspersoner som presenterat konsultföretaget kommer att delta aktivt i uppdraget, men personer som presenterat uppdragspecifika insikter och lösningar kan du kräva ska delta.

Ofta kan det arbete konsulterna lagt ner på upphandlingen räcka för att snabbt komma igång. Se till att ha ett initialt projekt i startgroparna så att du utnyttjar den entusiasm över att ha vunnit som finns på konsultföretaget.