Samarbete
1. Framgångsrika kommunikationslösningar bygger på ett bra samarbete mellan uppdragsgivaren och konsulterna vid PR-konsultföretaget. Träffa alltid de företag som ska arbeta med uppdraget innan slutgiltigt beslut fattas.

2. Eftersom PR-konsulttjänster upphandlas mer sällan på en myndighet är det lämpligt att inköpsavdelningen ges ett särskilt stöd. De personer inom myndigheten som ska arbeta med PR-konsultföretaget bör också vara aktiva i upphandlingsarbetet.

3. En upphandling av PR-konsulttjänster innebär att ett företag med sina medarbetare upphandlas. Givetvis kan de enskilda konsulterna uppfattas som väsentliga för valet, men den upphandlade myndigheten bör bedöma den samlade personalstyrkan och konsultföretagets förmåga att ställa de rätta konsulterna till myndighetens förfogande.

Tydlighet
4. Att anlita ett kommunikationskonsultföretag påminner mycket om processen att rekrytera en kvalificerad medarbetare. Att vara väl förberedd är nästan alltid en förutsättning för framgång. Du behöver veta vad du söker och tydligt kunna presentera vilka krav du har. Du måste också kunna uppskatta de kostnader som är förknippade med valet, just nu och på längre sikt. Ju tydligare underlaget är, desto bättre blir upphandlingen.

5. Som köpare av konsulttjänster är det svårt att i detalj specificera uppdraget eftersom lösningen på uppgiften formas i uppdraget. Det är sällan färdiga tjänster eller standardlösningar som upphandlas. Därför handlar det ofta om att hitta det kommunikationskonsultföretag som kan göra det mest sannolikt att det kan genomföra uppdraget på bästa sätt.

6. Var redan i inledningsskedet tydlig med uppdragets mål och budget. Det ökar förutsättningen för att myndigheten får in förslag som både matchar behovet och plånboken.

7. Det arbete som upphandlas ska utföras mot ersättning när anbudsförfarandet är avslutat, inte som en del av själva upphandlingen. Ett sätt att utvärdera de intresserade företagen är att be att få ett provprojekt genomfört mot ersättning.

8. När du upphandlar konsulttjänster är det naturligt att välja kriteriet ”det ekonomiska mest fördelaktiga”, inte ”lägsta anbudspris”. Det innebär att du måste ta hänsyn till samliga kriterier som du har angivit som bedömningskriterier, inte bara priset. 3-4 bedömningskriterier är lagom. Enligt PRECIS bör priset inte utgöra mer än hälften av den totala bedömningen.

9. Har du anlitat ett konsultföretag för att göra en inledande utredning om vilka tjänster som kan komma att behöva köpas in, måste du initialt vara tydlig med huruvida detta uppdrag diskvalificerar konsultföretaget för fortsatt arbete. För att exkludera det först anlitade konsultföretaget måste det ha fått sådana affärsmässiga fördelar att det med fog kan hävdas att alla parter inte har fått jämbördiga spelregler.

Urvalsupphandling och selektiv upphandling*
10. Ingen tjänar på att för många företag lämnar anbud. Urvalsupphandling och selektiv upphandling innebär att endast de som bedöms uppfylla kriterierna för ett efterfrågat arbete finns med i själva anbudsgivningen. Detta förfaringssätt förutsätter att det har skett en annonsering där alla intresserade företag får möjlighet att kvalificera sig för en senare anbudsgivning. Denna upphandlingsform rekommenderas av EUs regler för upphandling av intellektuella tjänster som PR-konsulttjänster. Processen blir mer hanterligt än så kallad förenklad eller öppen upphandling då alla leverantörer får vara med och lämna anbud, oavsett kvalifikation. Detta förfarande kan ge ett ohanterligt stort antal anbud.

* Det så kallade tröskelvärdet avgör om anbudet måste annonseras inom EU och vad de olika upphandlingsformerna formellt heter.

Tröskelvärdet är för närvarande 1,4 miljoner kronor för statliga myndigheter och 1,8 miljoner kronor för övriga myndigheter

Anbudsförfrågningar som ligger under tröskelvärdet är exempelvis ”urvalsupphandling” och ”förenklad upphandling”. Motsvarande namn för anbudsförfrågningar som ligger över tröskelvärdet är ”selektiv upphandling” och ”öppen upphandling”.

11. En tumregel vid urvalsupphandling och selektiv upphandling kan vara att högst fem företag finns med. Det räcker för att en tillfredsställande upphandling har uppnåtts. De som bjuds in att lämna anbud ska ha en rimlig chans att få sitt anbud antaget.

Direktupphandling
12. Den statliga upphandlingskommittén har föreslagit att gränsen 7 basbelopp kan vara lämplig för att få direktupphandla intellektuella tjänster, och därmed slippa genomföra ett traditionellt upphandlingsförfarande. Nämnden för offentlig upphandling, NOU har uttalat en rekommenderad gräns på två basbelopp. Var den exakta gränsen går bestämmer respektive myndighet själv då gränsen för direktupphandling är branschspecifik. PRECIS anser att en rimlig gräns för direktupphandling idag är mellan tre och fem basbelopp. På sikt bör gränsen höjas till 7 basbelopp.

Ramavtal
13. Myndigheten kan teckna så kallade ramavtal med ett antal leverantörer för att ”fastställa samtliga villkor för avrop som görs under en viss period”.
PRECIS anser att ramavtalet i normalfallet endast bör omfatta ett eller ett fåtal företag inom varje fackområde. Syftet är att verkligen lägga återkommande beställningar hos de upphandlade konsultföretagen. De upphandlade konsultföretagen bör också garanteras en viss lägsta uppdragsvolym. Principen för detta bör framgå av anbudsförfrågan. Avtalstiden bör vara två år, med möjlighet till ett års förlängning. Mycket hinner hända på ett kunskapsföretag under tre till fem år, som idag är en vanlig löptid för ramavtal.

14. Eftersom uppdragen som omfattas av ramavtalsupphandlingen mycket sällan är definierade finns en tendens att rikta allt för mycket fokus på anbudsgivarnas timarvoden. Dessa säger inte något om PR-konsultföretagens förmåga och lämplighet att utföra tjänsterna eller hur pass effektivt de jobbar, något som är helt avgörande för hur mycket projektet i slutänden kostar. Låt inte timpriserna bli utslagsgivande vid val av leverantör av kunskapstjänster som PR. Också vid ramavtalsupphandlingar måste du ta hänsyn till samliga kriterier som du har angivit som bedömningskriterier. Inget av bedömningskriterierna bör få utgöra mer än hälften av den totala bedömningen, anser PRECIS.

15. PRECIS åsikt rent allmänt är att höjd beloppsgräns för direktupphandling är en mycket bättre väg för myndigheter att enkelt kunna upphandla mindre uppdrag än att sluta ramavtal om PR-konsulttjänster.

Bedömningsarbetet
16. Hur offerterna bedöms måste vara tydligt redan när förfrågningsunderlaget presenteras.

17. Bästa fokus är att bedöma vad lösningen långsiktigt ger för slutresultat. Det gäller således att kunna värdera PR-konsultföretagets förmåga att presentera den arbetsgång, det kreativa tänkande och den förmåga till genomförande som totalt sett verkar ge det bästa resultatet i projektet.

18. Tänk på proportioner mellan den upphandlande tjänstens värde och kostnaderna för upphandlingsförfarandet. Att lämna ett seriöst anbud kostar mycket pengar. Att handla upp en tjänst kan – ogenomtänkt genomfört – innebära en mycket tidskrävande arbetsinsats.

19. De företag som har lämnat anbud har ofta lagt ner en stor arbetsinsats. Även om man inte fått uppdraget, uppskattar företagen att få ta del av beslutsunderlaget till samtliga anbudsgivare.

20. Medlemskap i PRECIS innebär att företaget har sin kärnverksamhet inom PR och kommunikation och har en årlig byråintäkt på minst 5 miljoner kronor.